相关规章制度制定风险

《劳动法》第四条和《劳动合同法》第四条均明确规定用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度。从法律规定可知规章制度的制定主体应当是企业，而不是企业的管理机构，某个部门制定并以部门名义发布的规章制度则存在着法律效力风险。须以企业的名义发布，这样才能保证规章制度的权威性和可执行性。

公司规章制度的内容必须合法，同法律相抵触的部分无效。规章制度的制定，如果不合理，会造成侵害劳动者的切身利益，会造成不合法的法律后果。此外由于其内容的不合理，往往执行的过程中，会激化劳动者与用人单位的矛盾，不利于规章制度的执行。

至于合理的认定标准法律并没有明确的规定，企业应当依据公平原则以及是否符合正常人一般性的评判标准，同时考虑自身的类型、规模、生产经营和管理模式、工作岗位的特点，保证规章制度的具体、量化，让其具有可操作性和合理性。

规章制度制定的程序合法是指规章制度的制定需要经过法定的民主程序。如果公司的规章制度实体内容合法、合理，但没有经过法定的民主程序作出，也是违法的。规章制度制定的民主程序分两步。

第一步是讨论程序，即规章制度应当经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见；

第二步是协商程序，即用人单位与工会或职工代表平等协商确定规章制度内容。

一般来说，公司建立工会的，与工会协商；没有建立工会的，与职工代表协商。在劳动争议案件中，由用人单位承担规章制度制定经过民主程序的举证责任，即公司要提供证据证明规章制度的制定经过了讨论程序和协商程序。因此，公司应当注意收集并保存选举职工代表的证据；在召开会议前，应制作签到表；召开会议时，应制作会议记录，并形成会议纪要，要求与会职工代表签字并摁手印予以确认，以防出现举证不能的法律风险。

公示是规章制度生效的必要条件之一。司法实践中，对规章制度公示方式的审查比较严格，若没有劳动者签字确认的已经收到或知悉规章制度内容等能够直接证明用人单位已经履行规章制度的公示程序的证据，劳动仲裁机构、法院很难认可用人单位已经向劳动者履行了公示义务。

实践中，关于规章制度公示的方式常见的有如下七种：

（1）公告栏张贴。

（2）电子邮件通知。将规章制度建成文档等形式通过电子邮件发送给劳动者，并要求劳动者回复确认已经知悉规章制度的内容，并保证遵照执行。采用此种公示方式时劳动者接受规章制度的邮箱地址需要事先经过双方确认，如在劳动合同、入职申请书等文件中明确约定接受规章制度等的邮箱地址。

（3）公司网站公布。一些公司特别是实行无纸化办公的公司，为了方便劳动者随时查阅公司规章制度的内容，会采用在公司网站或内部局域网中公示规章制度。

（4）规章制度培训。某些公司会采用对全体劳动者进行公司规章制度培训的公示方法。采取此种公示方式时应由参与培训的劳动者签到，并记录下培训时间、地点、与会劳动者、培训内容等。

（5）规章制度考试。公司组织劳动者以考试的方式来加深对规章制度内容的理解。采取此种公示方式时应保留劳动者参加考试的相关试卷等材料。

（6）规章制度传阅。人数不多的某些公司会采用传阅的方式公示规章制度的内容。采取此种公示方式时要求劳动者签署规章制度告知确认表等能够证明劳动者知悉规章制度内容的书面文件。

（7）员工手册发放。公司将涉及劳动者切身利益的规章制度单独汇编，取名员工手册，每个劳动者均发放一本，有单独发放的，有作为劳动合同附件发放的。采取此种公示方式时应由劳动者本人签字确认领取了员工手册。

以上常用的7种公示方式中，前三种公示方式不建议单独使用，利用公示栏公示绝不仅仅只是将规章制度张贴一下就了事那么简单，虽然利用网络技术公示显得方便、快捷，但一旦发生劳动争议，这三种公示方式举证都比较困难。所以比较常用的是第6种和第7种公示方式，这两种公示方式既简单又高效。公司采用何种公示方式，可以根据其具体情况进行确定，可多种公示方式结合使用，从规避公司举证不能的风险考虑，无论公司采用一种或多种公示方式，最好保留劳动者签字确认的收到或知悉公司规章制度内容，并保证遵照执行的书面证据。

实践中不少企业是以集团化的形式运营，各个公司共用一套规章制度。对于上级公司制度是否适用于本企业，司法实践中有不同的看法：

（1）有独立法人资格的子公司执行母公司的规章制度，如子公司履行了《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定的民主程序，或母公司履行了《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定的民主程序且在子公司内向劳动者公示或告知的，母公司的规章制度可以作为处理子公司劳动争议的依据。

（2）也有观点认为，子公司需要通过民主程序制定自己的规章制度，或者通过民主程序将母公司的规章制度转化自己的规章制度。

综上两种观点，用人单位都需要按照规章制度的指定程序来制度自己的规章制度并告知给员工后，才能适用。